“电子劳动合同”离我们还远么

　　■圆桌主持  陈宏光

本期嘉宾

上海光大律师事务所  潘轶

上海尚法律师事务所  和晓科

上海中夏律师事务所  李晓茂

主持人:

今年3月，人力资源社会保障部向北京市人力资源和社会保障局发出《关于订立电子劳动合同有关问题的函》，文件明确：“用人单位与劳动者协商一致，可以采用电子形式订立书面劳动合同。”允许北京率先开始推广使用电子劳动合同。

而北京市人力资源和社会保障局也透露，目前正在着手这方面的探索。

那么，电子劳动合同究竟有哪些好处？它离我们还远么？

电子合同好处多

电子合同可以避免合同的损毁灭失以及一方擅自对合同进行伪造或篡改，也给单位的用工管理提供了诸多便利。

李晓茂：以前我们购物都需要去实体商店进行挑选和付款，如今有了电商平台，人们越来越习惯点击鼠标的购物方式。

而合同的电子化，首先体现在签署环节可以做到“非接触”，这在类似疫情这样的特殊情形下显得格外重要。

从法律层面来看，我国早在2005年就实施了《电子签名法》，该法明确，“为了规范电子签名行为，确立电子签名的法律效力，维护有关各方的合法权益，制定本法”。

依据《电子签名法》和《合同法》等相关法律，一份规范的电子合同的法律效力是毋庸置疑的。

其次，电子合同可以避免合同的损毁灭失以及一方擅自对合同进行伪造或篡改。

由于纸质合同本身的特性，导致现实中我们会遇到一方伪造、篡改合同或者合同损毁、灭失的情况，这就可能引发纠纷，或者使得已有的纠纷复杂化。

而电子合同只要系统安全稳定，合同理论上可以永久保存，且无法进行伪造和篡改，也不会随着时间流逝和保管不当造成内容难以辨识等情况。

再次，通过合同的电子化，给单位的用工管理提供了诸多便利。以往的纸质合同，所有的查询、检索、分类、归档、续约提醒、履约状况提醒等，都需要人工完成。

而一旦合同电子化，这些工作都可以在系统内快速完成，这对于用工数量较大的用人单位就显得尤为重要。

最后，合同的电子化也便于行政机关的检查和执法，便于一旦发生纠纷后对案件的处理。

存储管理由谁负责

合同的电子化的确有不少好处，其应用前景是比较广阔的，但首先面临“电子化”由谁实施的问题。

潘轶：合同的电子化的确有不少好处，其应用前景是比较广阔的，但首先面临“电子化”由谁实施的问题。

具体到劳动合同领域，就是电子劳动合同的存储、维护和管理应当由谁负责。

从目前电子合同的实施情况来看，主要有两种方式。

第一种是企业自建系统，这就需要企业投入人力、物力和财力进行研发、维护和更新，比较适合员工人数较多的大中型企业，其好处是系统由企业完全掌握，可以“度身定制”。

第二种是第三方企业建设系统，目前市场上已经出现了这样的企业和电子合同系统，至于市场接受度如何，还有待观察，这种模式比较适合中小微企业。

就劳动合同来说，还可能存在第三种方式，就是由劳动主管部门建设电子劳动合同系统，将辖区内所有用人单位的电子劳动合同纳入其中，这样也便于后续的管理。

无论采用哪种方式，显然都有别于以往的纸质合同。

原先纸质合同往往由双方进行现场签署，然后各自保管合同，本身并不复杂，也几乎没有什么额外成本。

但是如果用电子合同的方式，其实也并非想象中的那么简单，因为电子合同必须保证签署双方和合同内容的真实性，因此有着必要的多重审核验证程序。

包括对双方当事人的验证、对电子签名和企业电子签章的验证，合同签署后还需长期进行存储和管理。

由此产生的相关费用如何承担，也是一个比较现实的问题。

劳动合同“电子化”还需假以时日

电子合同必须能够在签署、保存以及后续的维护、检索等方面展现出显著的优势，才能吸引更多用人单位来使用。

和晓科：随着科技的发展，我们生活中“电子化”的场景越来越多。有些如今已经司空见惯的应用场景，比如通过扫码来进行移动支付，用移动支付坐公交车、乘地铁，这在20年前恐怕是难以想象的。

因此我认为，无论劳动合同还是其它民商事合同，“电子化”是未来的方向，近年来也有不少企业投身这一行业进行开拓。

但从目前情况来看，劳动合同的“电子化”还需假以时日。

首先，劳动合同“电子化”的前提是对于劳动合同的重视。而对劳动关系严格要求合同化，则是伴随《劳动合同法》在2008年的实施才开始的。

通过这么多年的普法、执法，无论用人单位还是劳动者的劳动合同意识都大为增强，这是劳动合同“电子化”的基础。

其次，劳动合同“电子化”需要相关机制的配套，包括电子合同签署和管理系统的建设，对维护费用的承担达成共识等等。

最后，劳动合同“电子化”还需要电子合同展现出更多优势。

毕竟劳动合同一般只有几页或者几十页，其内容也相对较为格式化，签署和保存这样的合同成本极低。

因此，电子合同必须能够在签署、保存以及后续的维护、检索等方面展现出显著的优势，才能吸引更多用人单位来使用。

■相关报道

北京将在全国率先推广使用电子劳动合同

据《北京青年报》报道，北京市人力资源和社会保障局发布消息，将在北京推广使用电子劳动合同。

同时，北京还将结合优化营商环境、开展便民利企服务的相关要求，逐步推广电子劳动合同在不同场景的应用，搭建全市统一的电子劳动合同管理平台。据悉，这在全国也是首开先河。

电子劳动合同本质上与纸质劳动合同完全相同。但纸质合同签署时间长，并涉及人员往返、快递邮寄以及存储等成本。

今年3月，人力资源社会保障部向北京市人力资源和社会保障局发出《关于订立电子劳动合同有关问题的函》，文件明确：“用人单位与劳动者协商一致，可以采用电子形式订立书面劳动合同。”允许北京率先开始推广使用电子劳动合同。

同时，文件还明确：“采用电子形式订立劳动合同，应当使用符合电子签名法等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名。用人单位应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足电子签名法等法律法规规定的要求，确保其完整、准确、不被篡改。符合劳动合同法规定和上述要求的电子劳动合同一经订立即具有法律效力，用人单位与劳动者应当按照电子劳动合同的约定，全面履行各自的义务。”

据了解，北京市人力资源和社会保障局一直积极推动电子劳动合同的应用。目前，已有部分企业在电子劳动合同上有了初步的探索和应用。京东集团早在两年前就开发了自己的电子合同管理系统，已经在员工入职、合同签订、岗位调转、员工离职、人事证明等场景中实现了全流程的电子化签署，北京地区的3万名员工全部签署了电子劳动合同。

更多的中小微企业则借助于第三方力量来实现电子劳动合同的应用。

目前，北京市人力资源和社会保障局正在开展调研，深入了解企业自建电子劳动合同签署系统和人力资源服务机构建立的第三方管理平台的运行情况，积极推动电子劳动合同在政务管理服务事项中的应用。北京市人力资源和社会保障局相关负责人表示，“理想的状态是，电子劳动合同统一上传至一个平台，在审核相关材料时，各部门可以通过信息互通的方式获取数据，既提高了效率，也省去了办事人员往返奔波之苦。”

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