25万电子户籍档案拯救“纸质时代”

　　□法治报记者  季张颖

徐汇公安分局湖南路派出所档案室内，成排的文件架上，黄色封皮包裹的一本本户籍档案簿随标记的年代一一对应排列着，随意打开其中一册，内页纸质老旧发黄的情况显而易见……  “你看，这些60年代的户口登记簿内页都发黄、发脆了，还能撑多久真不好说。”

湖南路派出所民警严晓韫在下沉到街道公安综合窗口前，在派出所户籍窗口工作了近5年，那些切身的经历让严晓韫感觉到，在城市数字化转型和加强软实力建设的今天，纸质户籍档案数字化势在必行。

今年以来，徐汇公安分局在市局人口办、智慧公安办的大力指导下，深入调查研究、倒排时间节点、逐项攻克难题，全速推进纸质户籍档案数字化加工。记者近日采访获悉，目前，徐汇公安已全面完成全区13家派出所25万卷、2000余万页户籍档案数字化加工任务。通过数字“加码”，原本泛黄的纸质户籍档案变成了一本本“电子户籍档案”，模糊的户籍记忆也能轻松实现掌上查询，真正打通了政务服务与群众的“最后一公里”。

工作笔记上“查询无果”的一笔遗憾

5年前，严晓韫刚到派出所工作，一位年迈的阿姨因办理个人事宜需要，来到湖南路派出所户籍窗口开具其祖父母的户籍证明，严晓韫正是当时的接待民警。

“阿姨的父母早已不在人世，她也只是在小时候听她父母提起过祖父母的姓名，知道在我们湖南路派出所辖区住过，但是具体住哪儿并不知道，也无法进一步提供其他有效的信息。”

根据这位阿姨提供的极为模糊且有限的信息，严晓韫查询了半天也没有任何收获，“我们的户籍档案都是根据年代排列的，从40年代末到60年代为最早期的一档，60年代到80年代中期为中间一档，再有一档就是最近的这二三十年，这位阿姨的祖父母根据年龄推算大致就是在最早期的那档里，而查询那个年代的户籍档案恰恰是最困难的。”

严晓韫告诉记者，最早期的户籍档案不论是字体还是格式，都与现在有着很大区别，有些还存在着缺页、破损的情况。“后来我们便全员出动，把大致年份的户籍档案一本本翻，可是翻了大半天，还是一无所获。”心怀歉意的严晓韫当年在自己的工作日志上专门记上了一笔。

严晓韫向记者坦言，过去几年在自己的工作中，这样的情况并不少见。“很多老人记忆比较模糊，像我之前碰上的一名老人也是这样，他父亲是前两年过世的，需要查询父亲60年代户口迁出的记录，但只记得住过南昌路或是襄阳路那里的，具体地址并不能确定，碰上这种情况，过去就很难查询。”

去年，作为徐汇公安分局第一家启动电子档案的派出所，严晓韫尝试联系到了之前的那位阿姨。

这一次，根据阿姨提供的姓名，民警用了5分钟不到就查到了她祖父母的户籍档案。严晓韫告诉记者，“当时这位阿姨可高兴了，感觉一桩心事总算落地了。”

从纸质到电子的蜕变

5年前这么大费周章查询无果的户籍档案，如今分分钟就查到了，“电子户籍档案”的优势明显显现了出来。

“在我们辖区内，解放前兴建的旧式里弄、花园洋房众多，户籍人口迁移变化大，新旧居民出于房产、征信、政审等各种用途前来办理业务，使得派出所的历史户籍查档量一直居高不下。”

严晓韫告诉记者，因为传统纸质档案查询时，需要居民提供详细地址和准确姓名，还需要人工费时翻阅查找，而像湖南路派出所辖区内的很多老房子，同一个地址下往往有好几户甚至是十几户人家，翻阅查找难度就更大了。

一旦家庭成员在几个地址间多次迁移的，居民要开具家人迁出证明，民警只能随着他的户口迁移轨迹逐本翻阅。尤其对于年代久远，被查询人已经过世，后代又不甚了解详细地址的情况，光通过一个姓名，要查询到信息更是难上加难。

不仅如此，纸质档案因保存年代久远后，不可避免会出现发黄、变脆、破损、甚至装订散架等情况，而每一次翻阅查找，又极易造成新的、不可逆的损坏。“纸质档案的保存还需要一定的温度、湿度，保存条件较为严苛。并且纸质档案量越存越多，对保存的空间要求也会越来越大，不仅如此，还要安排专门的人员保管。”

而相较于此，电子档案并不会随着时间流逝而发生物理变化，保存更加完整持久，反复查阅也不会受损。严晓韫告诉记者，电子档案通过前期扫描纸质档案，产生高清像素图片，存入存储设备。用户查询时输入需求，后台算法即可通过对存储电子档案进行识别，得出针对性的查询结果。“电子档案的应用减轻了窗口工作人员需要离开工位、手工检索查找等负担，大大缩短了居民等待的时间，也加快了我们窗口的办事效率。”

多维度查询对模糊记忆算出“精细答案”

但数据“加码”也非一朝一夕之事，在数字化加工、调试、应用等一系列过程中，徐汇公安分局做了很多工作。比如实现无纸化只是数字化的第一步，能够随时调取这2000余万页信息的平台才是决定工作成败和服务成效的关键。

为此，徐汇公安分局专门研发了B/S网络版数据检索系统，提供档案检索、图像调阅、库藏统计、数据导出、用户管理等功能服务，实现对原始户籍档案的电子调档查询。

电子档案查询软件共设置了户口簿册、迁移证存根、迁入户口证、移入户口证、死亡证存根、出生证、户口审批材料等7个档案类别，在查询类别不详的情况下，也可通过综合栏查询所有档案类别；设置了档号、姓名、身份证、详细地址、死亡时间、出生日期、年代7项查询条件，可通过其中一项条件查询或多项条件组合查询。

徐汇公安分局相关负责人告诉记者，针对1984年以后的户籍档案都是个人页的问题，电子档案查询系统中还添加了显示前后各5页的功能，能够尽最大可能显示一户人家的户籍档案，方便查询。如遇到档案页面原始字迹模糊，系统还可放大缩小进行辨认，并增加了打印功能，大大方便了工作人员和民警随时查档调阅。

“此前有过这么一段时间，由于空间有限，当时档案室并没有一起搬到街道服务中心来，那时居民来查档案，我们还要电话联系所里的民警帮忙查询再扫描过来，非常麻烦。”

严晓韫坦言，通过姓名、身份证、同住人等多种维度查档，不仅切实解决了过去居民因年代久远、记忆模糊导致的来回往返查询旧档案这一老大难问题。同时也消除了派出所综合窗口入驻街道服务中心后，档案室与窗口分离、民警调档不便的困扰，放大了内部“放管服”效能，市民满意度和民警工作效率都成倍提升。

提升群众体验感受  助力城市数字化转型

目前，徐汇公安分局应群众申请开具户籍证明查档日均350余次，核查户籍相关材料查档日均200余次，查询用时从原先10至20分钟缩短至5分钟以内，大大提升了工作效率。

近日，李女士来到湖南路街道社区事务受理服务中心，想要办理过世母亲的历史户籍证明，综合窗口工作人员小张通过系统查询，立刻查询到了相关信息，并为李女士打印出了相关证明。“以前我记得在老派出所的时候，我要开老房子户籍证明，民警同志要进去翻半天，现在搬到这里，感觉所有东西都升级了，怎么会那么快！真方便！”对于这前后的变化，李女士禁不住感叹道。

而除了到场办理外，“一网通办”的红利也延伸到了手机端。市民任先生在手机随申办内提交了一个开具户籍证明的申请，要求证明“60年代武康路某弄某号内，自己报出生日期以及与父母的亲属关系”。工作人员在工位电脑上收到申请后，通过姓名和地址，迅速查出60年代的户口登记表，摘抄相关信息填报上传系统。这样，任先生在手机端就能收到一张带有公安盖章的电子版户籍证明，可以永久留存，更方便随身携带、打印。

记者获悉，下一步，徐汇警方还将不断探索完善电子档案的深入应用，打造一流数字基础设施，实现警务效益最大化。系统在实现“进政府一扇门，办个人大小事”的同时，助力上海城市数字化转型和城市高品质生活。

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